5 reguli de bun simt privind email-ul

Home » Blog » Marketing Online » 5 reguli de bun simt privind email-ul

emailAm avut ocazia să prind vremuri în care oricine trimitea emailuri despre orice. Eram inundat cu zeci de emailuri pe parcursul unei zile.

Majoritatea erau cereri care se puteau rezolva într-un minut sau mai puţin printr-un telefon.

Ca să mă ajut mai întâi pe mine şi după aceea pe alţii, am 5 reguli pe care încerc să le respect de fiecare dată când trimit un email:

Regula #1 – Spune (doar) ce trebuie spus

Ai multe idei. Ai multe de spus.

Este însă de datoria ta să spui doar ce este esenţial şi ce este vital pentru ca lucrurile să se întâmple.

Trebuie să te organizezi şi să sintetizezi toate detaliile, dorinţele, elementele pe care destinatarul tău trebuie să le citească.

Dacă spui prea multe într-un email, s-ar putea că emailul să iasă mult prea complex şi cerinţa principală să nu fie înţeleasă.

Regula #2 – Fără limbaj fuzzy

“Poate”, “cam”, “ar mai trebui”, “s-ar putea”, “nu prea ştiu”, “aproximativ” – renunţă la aceste cuvinte. Sunt cuvinte care au valoare doar în discuţii faţă în faţă.

Când scrii astfel de cuvinte în email destinatarul va începe să presupună, iar când acesta presupune, calitatea conversaţiei scade subit.

Foloseşte numere, exprimări exacte, cu riscul de a fi sec în discurs. Totuşi unele lucruri aşa se rezolvă, fiind scurt, la obiect şi specific.

Reţine cuvântul acesta “specific”.

Specificitatea contează foarte mult când vine vorba de subiectul emailului. Orice formulare a subiectului de tipul “chestii de făcut”, va fi probabil ignorată.

Regula #3 – Fii politicos

Trebuie să ai în vedere că un email se poate pierde oricând. Poate dispărea subit din inbox şi nimeni să nu îi recunoască niciodată existenţa.

Mă rog.

Nimeni în afară de tine.

Dacă nu eşti familiar cu destinatarul foloseşte des următoarele cuvinte: “salut”, “te rog frumos”, “mulţumesc”, “o zi bună”.

Răspunsul la emailuri nu este o activitate tocmai plăcută, dar astfel de cuvinte au rolul de a îndulci orice persoană.

Regula #4 – Nu mai mult de 5 paragrafe

E regula pe care încerc să o respect în toate cazurile în care conversaţia este una de afaceri. Paragrafe scurte, cât mai puţine.

Cel mult 5 paragrafe care au legătură cu subiectul emailului, pe lângă formulele de salut şi de încheiere.

Detaliile despre cum organizezi emailul le găseşti aici.

Regula #5 – Spune clar ce aştepţi din partea respondentului

Aici se strică multe dintre conversaţii. Oamenii nu îşi precizează clar care sunt aşteptările unul faţă de altul.

Vrei un răspuns cât mai rapid? Spune în cât timp.

Vrei să ţi se confirme primirea emailului printr-un alt email sau telefon? Specifică asta.

Vrei să ţi se întoarcă un email cu un ataşament? Explică cât mai clar acest lucru.

Gânduri de final

Toate aceste lucruri sunt banale şi de bun simţ. Totuşi pot enumera pe degete persoanele care denotă o astfel de disciplină.

Calitatea comunicării scade pe măsură ce alegem să includem cuvinte care nu îşi au rostul, în discursul nostru.

Pentru atenţia noastră se luptă zeci de emailuri. Dintre toate emailuri, care crezi tu că o să fie cele mai apreciate?

in Marketing Online by The Pharmacy Leave a comment

Leave a Comment